Inbox zero

今回は、“GTD における inbox として電子メールの受信トレイを活用する際に気づいたこと” をまとめておきたいと思います。

いわゆる GTD 本で定められているフローからは少し外れている部分もありますが…参考になれば幸いです。

GTD における Inbox とは?

まず「GTD における inbox って何?」ということなのですが、これは “さまざまな気になるものを集めておく箱のようなもの” とイメージすると分かりやすいかもしれません。

とにかく気になることを inbox という名の “箱” にいったん集めておく。

そして次にそれをひとつずつとりだして、しかるべき処理を行っていく、というわけです。

ストレスフリーの仕事術 p.204 を参照しますと…

これらの「in•box」は書類受けやメールの受信箱、メモ帳、ボイスレコーダーなどがあたる。あなたの生活に合わせて、必要な数だけ用意するといい。ただし必要最小限にしておくべきだ。

…とあります。

僕の場合は OmniFocus というツールを使っていますので、OmniFocus の inbox をメインで使っています。(関連記事:GTD における収集のためのツール http://y.udagawa.me/archives/1404

仕事は Gmail でやってくる

しかしながら僕の場合、ほとんどの仕事はメールでやってきます。

そしてこのようなとき、たとえば Gmail なら Gmail の受信トレイが ‘GTD における inbox’ のひとつとなります。

まあそもそも「受信トレイ」のことを「inbox」と呼んだり表記したりすることもあるのでちょっとややこしいのですが、このようなときは、(Gmail などの)受信トレイをGTD でいうところの inbox として活用することを考えたほうが効率的です。

受信トレイを inbox として使う場合に心がけていること

さて GTD のワークフロー(ストレスフリーの仕事術 p.207 参照)では、このように inbox に集めたものをひとつずつ処理していくのですが、その際に “2分ルール” というものがあります。

それは、「(inbox にあるものの中で)2分以内にできることは、いますぐやってしまおう」というもの。

今すぐできることはサッサと片づけちゃおうよ、ということで、これはこれでやってみると効果的な手法だと思います。

ですが僕の場合は、受信トレイを inbox として使う場合に限っては、 “2分ルール” は無視することにしています。

無視して、 “受信トレイにたまっているメールは、できるだけその日のうちに片づける” ようにします。

2分以上かかっても全然OK。

場合によっては一通のメールを処理するのに1時間以上かかることもーーメールに作業の指示が書いてあるので、それをこなしてから返事を書くとそれくらいかかるーーありますが、それでもできうる限り、片づけます。

そして、 “どうしてもその日のうちに片づけられない” というメールのみ、OmniFocus に移して、あとで処理をすることにします。

まとめ

OmniFocus を使いはじめたばかりの頃は、ほぼすべての重要なメールをいちいち OmniFocus に入れていたのですが、それだとかなり面倒でした。

また仕事のメールというのは、当然ながら他人の言葉で書かれていますので、内容を理解して把握するのに少し、時間がかかることがあります。

このような場合、いったん、OmniFocus に入れてしまうことにより、せっかく理解した内容をすっかり忘れてしまい、また思い出すのにちょっと時間がかかったり、それすら面倒になってしまったり、ということもありました。

このようなところを踏まえて、いまは、「2分ルールにとらわれずに、メールはできるだけその場で処理する」ということを心がけています。

カタがついたメールはアーカイブして、受信トレイからは見えなくしてしまいます。(この作業が気持ちよい!)

というわけでまとめてみますと…

  • とにかく受信トレイのメールをゼロにするという状態をつくる
  • その日のうちに片づけられないタスクに関しては、OmniFocus のほうにメモしておいて、あとで処理をする。

…これを実践してみたら、以前よりは仕事がはかどるような気がしています。

あとはやっぱり「受信トレイをゼロにした!」という気分的な効果が大きいかなあ。

ひとつの応用として、参考になれば幸いです。